ePA richtig nutzen: Fragen und Antworten für die HNO-Praxis
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist seit Oktober 2025 für alle Arztpraxen verpflichtend. Auch in der HNO-Praxis gehört sie damit zum Arbeitsalltag. Viele Praxen haben bereits erste Erfahrungen mit der ePA gesammelt – gleichzeitig zeigt sich, dass im täglichen Umgang noch Unsicherheiten bestehen: Welche Inhalte sind verpflichtend, wie lässt sich die Befüllung effizient in den Praxisablauf integrieren und wie wird die Nutzung vergütet? Die folgenden Fragen und Antworten geben eine praxisnahe Orientierung.
Was gehört in die ePA – und was nicht?
Die Faustregel ist einfach: Was bisher an mitbehandelnde Kolleg*innen weitergegeben wurde, sollte künftig auch in der ePA zu finden sein. Für die HNO-Praxis heißt das konkret: Audiogramme, allergologische Befunde, OP-Berichte, eArztbriefe und Therapieempfehlungen gehören hinein. Persönliche Notizen, Verdachtsdiagnosen oder die laufende Behandlungsdokumentation hingegen verbleiben im PVS – die ePA ist kein Spiegelbild der Praxissoftware. Grundsätzlich muss nicht jede Konsultation in der ePA abgebildet werden. Gerade bei multimorbiden Patient*innen kann ein Übermaß an Dokumenten den Nutzen sogar schmälern. Das heißt: Relevanz schlägt Vollständigkeit – das ist im Sinne aller Beteiligten
Wie lässt sich die ePA effizient in den Praxisablauf integrieren?
Technisch ist der Einstieg unkomplizierter, als viele erwarten. Mit dem Stecken der Versichertenkarte (eGK) erhält die Praxis automatisch 90 Tage Zugriff auf die ePA. Bei erneutem Stecken verlängert sich der Zeitraum. Die Befüllung erfolgt direkt über das PVS, sofern alle TI-Komponenten auf dem aktuellen Stand sind. Gut zu wissen: Der oder die Patient*in muss für die Befüllung nicht in der Praxis anwesend sein, und auch die eGK muss zu diesem Zeitpunkt nicht gesteckt werden. Das eröffnet Spielraum bei der Organisation.
Eine häufige Sorge lässt sich ebenfalls entkräften: Es besteht keine Pflicht, die gesamte Patientenhistorie nachzutragen. Es genügt, mit der aktuellen Behandlung zu beginnen. Ein fester Zeitpunkt im Behandlungsablauf, etwa nach der Befundfreigabe, kann helfen, die Befüllung in bestehende Routinen einzubetten. Entscheidend ist nicht Perfektion, sondern Regelmäßigkeit.
Was bringt die ePA konkret im HNO-Alltag?
Der Nutzen zeigt sich vor allem dort, wo mehrere Behandelnde zusammenarbeiten. Befunde aus der HNO-Praxis sind für Hausärzt*innen und Kliniken direkt einsehbar – und umgekehrt. Das reduziert Rückfragen, vermeidet Doppeluntersuchungen und beschleunigt die Versorgung. Wer in der HNO-Praxis allergologisch arbeitet, kennt wahrscheinlich das Problem mit unklaren Vorbefunden. Die ePA kann hier einen echten Unterschied machen.
Auch bei der Medikation bietet die ePA einen konkreten Mehrwert. E-Rezepte werden automatisch hinterlegt, sodass Wechselwirkungen schneller auffallen. Das ist kein theoretischer Vorteil, sondern ein praktischer Zugewinn für die Patientensicherheit – insbesondere bei älteren Patient*innen mit mehreren Verordnungen.
Gleichzeitig ist klar: Die ePA entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn möglichst viele Behandelnde sie aktiv befüllen. Jede Praxis, die mitmacht, erhöht den Wert für alle anderen. Laut dem Dashboard der gematik (Stand: März 2026) arbeiten bereits mehr als 120.000 Leistungserbringer mit der ePA – alle profitieren von einem schnellen Zugriff auf relevante Dokumente.
Wie wird die ePA-Nutzung vergütet?
Die gute Nachricht für jede Praxis ist, dass alle ePA-Leistungen derzeit extrabudgetär vergütet werden. Drei GOP sind dabei relevant:
- GOP 01648 – Erstbefüllung: 11,34 € (einmalig pro Patient*in, sofern noch kein anderer Leistungserbringer ein Dokument eingestellt hat)
- GOP 01647 – Weitere Befüllung: 1,91 € pro Behandlungsfall (bei persönlichem Kontakt oder Videosprechstunde)
- GOP 01431 – Ohne persönlichen Kontakt: 0,38 € (bis zu viermal im Arztfall)
Die aktuellen Regeln gelten bis zum 30.06.2026. Wie die Vergütung nach Juni 2026 aussehen wird, ist derzeit noch offen. KBV und GKV-Spitzenverband verhandeln über eine neue Struktur.
Der beste Zeitpunkt ist jetzt
Die ePA ist kein Selbstläufer. Gleichzeitig gibt es aber auch keinen Grund zur Zurückhaltung. Für HNO-Praxen, die täglich mit Überweisungen, Fremdbefunden und fachübergreifender Versorgung arbeiten, bietet die ePA eine echte Chance auf effizientere Abläufe. Wer einen praktikablen Arbeitsablauf etabliert und mit den aktuellen Behandlungsfällen beginnt, wird den Mehrwert schnell im Praxisalltag spüren. Entscheidend ist, damit anzufangen – Pragmatismus schlägt Perfektion.
Weiterführende Informationen bietet die KBV-Infoseite zur ePA.
