ePA-Pflicht ab Oktober: Was HNO-Praxen wissen müssen

Ab dem 01. Oktober 2025 sind alle Arztpraxen gesetzlich verpflichtet, relevante medizinische Informationen in die elektronische Patientenakte (ePA) ihrer Patient*innen einzutragen – auch HNO-Praxen. Das Ziel der ePA-Pflicht ist eine bessere Versorgung durch mehr Transparenz und eine bessere Verfügbarkeit von Gesundheitsdaten. Doch um dieses Ziel zu erreichen, müssen Praxen jetzt aktiv werden. In diesem Beitrag fassen wir zusammen, welche konkreten Anforderungen an HNO-Praxen gestellt werden, welche Inhalte verpflichtend in die ePA gehören, wie sich die Arbeit mit der ePA abrechnen lässt und wie Sie Ihr Team optimal vorbereiten können.

Wie können sich Praxen auf die ePA vorbereiten?

Seit der Einführung der sogenannten „ePA für alle“ im Februar 2025 steht allen Patient*innen, die nicht aktiv widersprochen haben, eine ePA zur Verfügung. Das bedeutet, dass Praxen bereits vor der verbindlichen Vorgabe die ePA im Alltag einsehen und regulär damit arbeiten können. Zahlen der gematik zeigen, dass davon auch Gebrauch gemacht wird: In der vergangenen Woche wurden rund 41 Millionen ePAs geöffnet, rund 49.000 Arztpraxen sind daran beteiligt (Stand: KW 29).

Damit auch Sie sich ebenfalls mit der ePA vertraut machen können, müssen Ihre Anbindung an die Telematikinfrastruktur sowie Ihr PVS auf dem aktuellen Stand sein. Folgende Voraussetzungen können Sie im Zweifel gemeinsam mit Ihrem Dienstleister überprüfen:

Entspricht Ihr Konnektor für die Telematikinfrastruktur der Stufe 4+ oder höher?
Verfügt Ihr PVS über ein zertifiziertes ePA-Modul der Version 3.0?

Sofern regelmäßige Wartungen und Updates durchgeführt wurden, sollten diese Voraussetzungen in den meisten Fällen gegeben sein. Bei Zweifeln an der Kompatibilität Ihres PVS bietet eine Übersicht des Branchenverbands bvitg Einblicke in das Auslieferungsdatum der ePA-Module der meisten PVS-Hersteller.
Sobald die technischen Voraussetzungen geschaffen sind, können Sie auf die ePA zugreifen. Sie können das Verfahren beispielsweise auch mit Ihrer eigenen ePA testen. Nutzen Sie die Zeit bis zur verbindlichen Pflicht, um sich mit den Abläufen in Ihrem PVS vertraut zu machen. Schulen Sie auch Ihr Personal und konsultieren Sie bei Bedarf die umfangreichen Informationsangebote der KBV zur ePA, um optimal vorbereitet zu sein.

Welche Informationen gehören in die ePA?

Grundsätzlich kann die ePA nur dann ihren Nutzen entfalten, wenn die relevanten Informationen tatsächlich auch darin abgelegt werden. Ein Übermaß an Informationen kann jedoch den Alltagsnutzen der ePA einschränken – etwa bei multimorbiden Patienten. Als Faustregel gilt: Alle Dokumente und Informationen, die bisher schon an ärztliche Kolleg*innen weitergegeben wurden, sollen zukünftig in der ePA zu finden sein. In der HNO-Praxis betrifft das beispielsweise Audiogramme, allergologische Befunde oder HNO-typische Diagnosen. Zu den Informationen, die grundsätzlich hochgeladen werden müssen, zählen:

eArztbriefe
Befunde
Therapieempfehlungen
OP- und Entlassberichte
Impfungen (sofern diese nicht bereits digital im Impfpass dokumentiert sind)
Medikationsdaten (keine eRezepte, diese werden automatisch hinterlegt)

Weitere Dokumente müssen nur dann eingestellt werden, wenn Patient*innen dies wünschen. Das ist etwa bei einer Abschrift der Behandlungsdokumentation oder bei der eAU-Bescheinigung der Fall. Persönliche Notizen oder Verdachtsdiagnosen werden auch weiterhin nicht Teil der ePA sein. Um Unsicherheiten abzubauen, bietet die KBV mit einer Übersicht der verpflichtenden Inhalte eine Hilfestellung.

Möglich ist, dass sich auch Informationen in den ePA finden, die nicht den Kriterien entsprechen, da die Vorgaben teilweise einen Interpretations- und Ermessensspielraum bieten. Außerdem können Patient*innen auch selbst Informationen einstellen – die dann allerdings entsprechend gekennzeichnet sind.

Wie wird die ePA abgerechnet?

Je nach Situation kommen drei unterschiedliche EBM-Ziffern infrage. Hier unterscheidet sich die Nutzung der ePA in der HNO-Praxis nicht von anderen Fachgruppen:

Mit der GOP 01648 wird die Erstbefüllung der ePA vergütet. Abgerechnet werden kann die Befüllung, wenn mindestens ein Dokument in die ePA geladen wird, das den oben genannten Pflichtinhalten entspricht. Die Voraussetzung dafür ist, dass solche Dokumente bisher noch nicht in der ePA abgelegt sind, denn die Erstbefüllung erfolgt einmalig pro Patient*in, unabhängig von der Anzahl der hochgeladenen Dokumente. Die GOP wird derzeit extrabudgetär mit 11,03 Euro vergütet.
Mit der GOP 01647 wird die reguläre Arbeit mit der ePA vergütet. Voraussetzung dafür ist, dass Dokumente aus der ePA heruntergeladen wurden oder dann Dokumente darin hochgeladen wurden. Auch diese Leistung wird extrabudgetär vergütet – mit 1,86 Euro je Behandlungsfall.
Mit der GOP 01431 gilt eine separate Gebührenordnungsposition für die Arbeit mit der ePA ohne persönlichen Patientenkontakt. Wichtig ist, dass auch der Kontakt per Videosprechstunde als persönlicher Kontakt zählt. Die Vergütung dieser GOP beträgt 37 Cent.

Jetzt handeln – und von der ePA profitieren

Auch wenn die ePA zunächst eine zusätzliche Aufgabe im Praxisalltag bedeutet, bietet sie auf lange Sicht jedoch klare Vorteile wie weniger Papier und eine bessere Dokumentation. Wir sind überzeugt, dass sich die ePA sich effizient in Praxisabläufe integrieren lässt – auch in der HNO-Praxis. Entscheidend ist dafür eine gute Vorbereitung. Dafür können HNO-Praxen schon heute den Grundstein legen.
Nächste Schritte: